Är inte säkerhet del av piloters prestation?

Det är ständigt mer eller mindre diskussioner kring hur Ryanair och dess vd, Michael O´Leary, ser på personalvård och arbetsklimat. Nu ska vi inte vara naiva och tro att Ryanairs ledning inte bryr sig om säkerhet. Jag är övertygad om att de bryr och jobbar proaktivt med flygsäkerhetsfrågor. De är säkert fullt medvetna om hur sköra deras hela existens är. Till skillnad från de stora traditionella flygbolagen så kommer Ryanair som bolag inte att överleva en större olycka.

Så vad är då problemet? En del kan handla om extern kommunikation och PR. O´Leary uttrycker sig kategoriskt på ett ytterst beklämmande sätt. Vilken kritik han än får utstå så avfärdar han det som nonsens. Att avfärda frågor om säkerhet, många gånger grundade i rädsla, har ett signalvärde utan dess like. Bryr han sig inte om säkerhet eller är det bara så att han inte bemödar sig att bemöta de som är oroliga eller rädda? Detta är i och för sig ett viktigt område att ställa fler frågor kring, men det jag kommer till nu är det som verkligen gör mig bekymrad.

Piloter på Ryanair har flertalet gånger, som enskilda individer och i samlad kollektiv kraft, påtalat missförhållanden som enligt dem kan påverka säkerheten. Att då bemötas med total nonchalans sänder igen ett signalvärda som vi tvunget måste förhålla oss till.
Jag kan inte uttala mig på vilket sätt som förhållandena på Ryanair i sak är sämre än på andra bolag (om det ens är så). Men bara det faktum att piloter inte vågar organisera sig officiellt och att O´Leary vägrar att bemöta kritiken med inställningen att 1) ”vi behöver inte enligt Irländsk lag förhandla med facket” och 2) ”inget av dessa s.k. missförhållande påverkar personalens prestation” vittnar både om ett auktoritärt styre och en organisationspsykologisk
okunskap som jag trodde var utdöd sedan årtionden.

Vad jag kan uttala mig om är att signalvärdet av detta styre, okunskap och bristande personalvård leder till negativa konsekvenser för arbetsklimatet. Och är det något som forskningen har vetat i 30-40 år så är det att upplevt arbetsklimat och prestation påverkar varandra. Och inom flygindustrin är säkerhetsbeteende definitivt en central del av personalens prestation. Slutsatsen av detta resonemang blir således att, oberoende av faktiska missförförhållanden, skapar ledningen och O´Leary missförhållanden i arbetsklimatet vilket ökar risken för försämrad prestation… vilket under vissa omständigheter även inkluderar säkerheten?

Våga satsa på arbetsrotation!

Arbetsrotation passar inför alla organisationer. Och även för dem som det kan gälla, så betyder arbetsrotation i praktiken vitt skilda saker med olika svårighetsgrad. Men, våga ställ dig frågan om det är något som gynnar din arbetsplats, våga problematisera vad arbetsrotation betyder för dig, dina arbetskamrater och ditt företag, och om därefter relevant, VÅGA planera, genomföra och följa upp arbetsrotation.

Jag har nyligen läst lite forskningsresultat kring arbetsrotation. Kristina Johansson vid Luleå tekniska universitet har studerat fenomenet inom handeln. Även om resultaten inte är entydiga fångar hon helt klart mitt intresse med de positiva konsekvenser som kan följa av arbetsrotation. Nu är jag lite färgad med tanke på att jag tycker det i grunden är bra med arbetsrotation, vilket förklarar min glädje och välvilja att tolka ny forskning på området i en positiv andemening. Sen förstår jag lika väl som de flesta att arbetsrotation kan leda till såväl positivt som negativt givet sammanhanget och en massa andra kända och okända faktorer.

Positiva konsekvenser som presenteras är t.ex. att gamla och irrelevanta genusstrukturer och hierarkier luckras upp, det är ett område som får arbetsgivare och fack att samarbeta och arbetsmiljö och konkurrenskraften gynnas. MEN, det som fångade mig är följande: med den ökade rörligheten ökade också kunskapen för att utföra sitt arbete, ökad kunskap hur olika delar på företaget håller ihop, reviren försvann, ökad möjlighet att hjälpa varandra, bättre service till kunden och bättre förutsättningar att ta ansvar. Med andra ord hjälps arbetsgivare, arbetstagare och fack åt att skapa och vidareutveckla en gemensam förståelse och samsyn kring fördelning och/eller utövande av arbete, relationer, ledning, ansvar och befogenheter. Och inte bara det, utan det görs utifrån en helhetssyn och ett verksamhetsperspektiv.

Därför, istället för att definiera vad arbetsrotation är och sen besluta om det passar din organisation är det bättre att först besluta hur arbetsrotation kan bidra positivt till organisationen för att sen definiera vad arbetsrotation ska vara.

Istället för att optimera varje individs prestation och summera dessa för att räkna ut företagets prestation och resultat är det bättre att först sätta upp organisationens prestations- och resultatmål och utifrån det gemensamma målet klargöra och skapa förutsättningar för vad som ska göras av vem och hur. Helheten är, och har alltid varit, mer än summan av delarna!

Gemensam förståelse och samsyn utifrån ett verksamhetsperspektiv är vad jag kallar ytterst goda förutsättningar för att utveckla ett modernt, konkurrenskraftigt och kraftfullt delat ledarskap, ansvarstagande och medarbetarskap. För de möjligheterna kan det väl vara värt att i alla fall våga…?

Sluta tro att du kan implementera lean som ett strukturellt verktyg!

Jag upplever att det finns ett ständigt ökande intresse för evidensbaserade metoder, processer, utbildningar, koncept etc. Men varför är det då så att för många jobbar allt för hårt med att glömma, bortse ifrån och rasera det som är evidensbaserat? Kanske är det forskarna som har svårt för att kommunicera vilka delar som är nödvändiga för att en metod fortsatt ska vara reliabel och valid. Kanske forskarna inte paketerar budskapet korrekt pga. bristande förståelse för den verklighet som många företag och organisationer befinner sig i. Eller kanske är det så att alldeles för många konsulter och/eller kunder inte kan eller vill förstå av olika anledningar och ser framför sig hur komplexa organisationsprocesser kan styras och implementeras likt regissören skapar en film. Problemet är bara att verkligheten är ingen film och verkliga människor tillåter sig sällan att regisseras, åtminstone i en riktning som inte finner stöd i gällande värdegrund.

Lite förenklat kan lean delas upp i två delar: filosofi och instrument. Lean instrument karaktäriseras av verktyg och metoder medan lean filosofi består av lärande, delaktighet, ansvar, befogenheter, värdegrund, ledarskap och kommunikation. Redan här är det på sin plats att fråga vilka delar som först och främst måste tas i beaktande. Vad passar för vår organisation? Vilket är syftet? Vad vill vi uppnå? Vilka är förutsättningarna? Vilka är våra styrkor? Hur kan vi tolka filosofi och instrument utifrån vårt organisationsperspektiv?

Tidningen Personal & Ledarskap har nyligen (5/2013) lyft fram en forskare och ett case där både forskningsresultat och erfarenhet pekar åt samma håll: Titta på vad som finns bakom alla verktyg. Förstå filosofin och koppla den till den egna verksamheten utifrån de förutsättningar som finns. Det är verksamhetens behov som styr vad som ska bearbetas. Om det sen är kommunikation, målstyrning, ledarskap, lärande eller morgonmöte med whiteboard har inte någon förutbestämd lean-agenda med att göra.

Avslutningsvis är det på sin plats att nämna lite forskningsresultat som visar att det finns ett positivt samband mellan lean filosofi och organisationens medarbetarskap. Liknande samband finns inte mellan lean instrument och medarbetarskap. Nu tar jag detta från en uppsats skriven vid Lunds universitet och jag ska inte dra för stora växlar på en studie. MEN, nu börjar vi i alla fall att närma oss vad som kan liknas vid evidensbaserat.

Kommentera gärna eller hör av dig med frågor eller tips hur det är möjligt att sluta regissera och börja ställa relevanta frågor istället.

När är det läge att jobba med den professionella utvecklingen?

Anställdas möjlighet till professionell utveckling påverkas bland annat av relationerna de har till arbetskamrater, chefer och medarbetare. Gemensam utveckling och ömsesidigt utbyte är begränsat mellan de som inte har någon direkt kontakt, eller en ny sådan. De gånger som dessa kommer tillsammans, och där någon part är i behov av hjälp, så tenderar sammankomsten att fokusera på sakkunskapen i arbetet. Det är uppgiftsorienterat i den meningen att ”hjälp mig lösa uppgiften”. Att outvecklade relationer begränsar resultatet av samarbete är snarast naturligt med tanke på att det av någon anledning inte har funnits utrymme (eller prioriterats) för att t.ex. skapa tillit, förtroende, lärande kommunikation och feedback, öppet arbetsklimat, engagemang för varandras utveckling och tydliga mål och roller.

Även om detta inte är anmärkningsvärt så är det snarare egendomligt att utvecklade relationer många gånger har svårt för att hantera ömsesidig professionell utveckling. Nu låter detta kategoriskt så jag påstår inte att det är så. Men det finns en tendens i mina forskningsresultat som vittnar om dessa svårigheter, vilket väcker tankar och frågor hos mig.

När personal ställdes inför situationer där det fanns beskrivet en väldigt god och ytterst kompetent arbetskamrat så är det förhållandevis få som ser möjligheten till ömsesidigt lärande och gemensam utveckling: hur kan vi lära av varandra, hur kan vi utmana varandra, hur ska vi förhålla oss till varandra och bemöta andra, vilka är våra styrkor och svagheter, hur tänker, känner och agerar vi i olika situationer, hur ser vi på vårt arbete/profession nu och i framtiden och hur kan det utvecklas etc. Listan av frågor kan göras lång. Frågor som har en sak gemensamt, nämligen professionell utveckling! Istället framkommer en bild av nästan motsatt karaktär: distansering i relationen med tanke på att arbetskamraten kan utföra sitt arbete självständigt och framgångsrikt.

Om inte nu, när är det då läge för att arbeta med den professionella utvecklingen? Är detta något som ska belysas på individnivå eller är det lämpligare att närma sig frågan utifrån ett organisatoriskt eller kulturellt perspektiv? Eller kanske är det så att min forskning är för normativ. Ska den beskriva vad som är eller vad som kan vara?

Hur som helst, om en person kan hjälpa en annan när det har uppstått ett behov, så kan väl två personer utveckla där det finns möjligheter!?

”Vi vill vara en attraktiv arbetsgivare”

Detta är en variant av flera liknande uttalande som jag oftare och oftare hör från personalchefer och andra personer i ledande positioner i företag och organisationer. Det finns en tydlig medvetenhet att varje företag och organisation måste profilera sig som en attraktiv arbetsgivare eller en attraktiv arbetsplats för att locka till sig och behålla kompetens. Det finns en vilja, en ärlig önskan och många gånger en plan för att jobba med frågor som gör att medarbetarna är stolta över sin arbetsgivare. I takt med att ”attraktivitetsfrågan” växer tycker jag det är dags att jobba för att få en djupare förståelse för vad en attraktiv arbetsgivare/arbetsplats är:

1. var och när ska den vara attraktiv?
2. vad är det som gör den attraktiv för medarbetarna?
3. hur ser ansvarsfördelningen ut?
4. från vilket perspektiv ska vi närma oss frågan?

Jag kan tänka mig att för många medarbetare är det inte arbetsgivaren som nödvändigtvis måste vara attraktiv. I alla fall inte på det sättet som medarbetare och arbetsgivarrepresentanter högre upp i organisationen ser på det. Det finns nog stora variationer i svaret vilket gör frågeställningen komplex. Det är inte arbetsgivaren som man är stolt över. Vem är arbetsgivaren? Om vi tittar på en kommun så är det säkerligen en för många medarbetare vag och i högsta grad odefinierad (och kanske irrelevant) fråga. Frågan är för stor. Jag tror att den ”synliga arbetsplatsen” är viktigare, dvs. det handlar om arbetskamraterna och den närmaste chefen. Och vem är det som gör den synliga arbetsplatsen attraktiv? Det är en fortsatt svår fråga att besvara men det är förhållandevis tydligt att den närmaste chefen och arbetskamraterna påverkar det som var och en kan känna stolthet över: relationer, samarbete, tillhörighet, ledarskap, medarbetarskap, kommunikation, beslutsprocesser, stöd, kreativitet, problemlösning etc., dvs. något som kan upplevas attraktivt.

Genom att dra ner frågan på golvet och konkretisera vad som är arbetsplatsen och vad det är som gör den attraktiv, kan vi söka svar med giltig och observerbar information så att vi kan jobba vidare med den. Om vi skulle be någon som är stolt över sin arbetsgivare att sätta ord på, beskriva och förtydliga vad som ligger i det begreppet och i den känslan, tror jag att vi skulle få mycket viktigt information som kan leda det fortsatta arbetet med att utveckla attraktiva arbetsplatser.

I mitt resonemang att det handlar om upplevelsen av den ”synliga arbetsplatsen” vill jag belysa ansvarsfrågan som då berör alla medarbetare och chefer oberoende av organisatorisk nivå. Detta betyder att det inte är en fråga som kan bearbetas och lösas enbart utifrån ett lednings- eller ett arbetstagarperspektiv. Det är en fråga som berör allas medarbetarskap och därför ger ett ensidigt perspektiv en skev och i slutändan felaktig bild. Om ett av perspektiven skulle bli det gällande perspektivet med enbart liten inblandning av det andra, faller ansvaret på den ena parten vilket lämnar minimalt med utrymme för ansvarstagande kvar för den andra parten. Och utan ansvar, befogenhet och mandat blir det knappast lättare att skapa attraktion och känna stolthet.

En svårighet med att närma sig frågan om den attraktiva arbetsplatsen från medarbetarnas perspektiv är för arbetsgivaren att tolka och packetera så att det kan kommuniceras till alla i företaget/organisationen och världen utanför. Men svårigheten idag med top-down perspektivet, som jag ser det, är för medarbetarna att tolka och förstå vad arbetsgivaren anser ska vara attraktivt för medarbetarna. Genom att följa en av Edgar Scheins tips när osäkerheten blir stor föreslår jag följande: dela med dig av problemet och inse att problemet omges av delat ansvar och således delar både arbetsgivare och arbetstagare också på ansvaret för resultatet: att skapa och bibehålla en attraktiv arbetsplats.

Problemet är väl ändå att ni har för få chefer?

Barn- och äldreministern har fått i uppdrag att genomföra en satsning på en ledarskapsutbildning inom äldreomsorgen. Syftet är att höja såväl kompetensen som statusen inom detta yrke, vilket i sig är klanderfritt. Problemet blir först tydligt vid fortsatt läsning och närmare eftertanke. Mellan raderna tycker jag mig läsa att Socialstyrelsen anser att det finns en kompetensbrist bland dagens chefer inom äldreomsorgen. Jag är inte insatt i frågan för att uttala mig om huruvida de har tillräcklig kompetens eller inte, men Socialstyrelsens argument varför det finns kompetensbrist känns irrelevant. Argumentet som Socialstyrelsen väljer att lyfta är att dagens chefer har för lite eftergymnasial utbildning. Detta skapar en fråga hos mig: var har ni belägget att längden av eftergymnasial utbildning har ett positivt samband med chefskompetens inom äldreomsorgen? Längden av utbildning har flera positiva samband med önskvärda utfall i yrkeslivet så det är inte långsökt att även detta samband finns. MEN, och detta är ett STORT MEN: om nu behovsanalysen (vilket jag räknar med har gjorts innan 100 miljoner ska spenderas) har visat att det är just brist på eftergymnasial utbildning som ligger bakom kompetensbristen, så måste ju lösningen således vara eftergymnasial utbildning. Något annat vore brott mot logiken. Jag förstår själv att jag drar det lite väl långt nu, men faktum kvarstår att logiken vacklar. Jag ska försöka tydliggöra det:

Uttalat problem: kompetensbrist bland chefer inom äldreomsorgen
Uttalad orsak: det finns för lite/kort eftergymnasial utbildning
Logiskt men outtalat behov: eftergymnasial utbildning
Uttalad lösning: Socialstyrelsen ska upphandla ledarskapsutbildning!?
(O)logisk och outtalad förklaring men enda tänkbara tolkningen: ledarskapsutbildning ersätter behovet av eftergymnasial utbildning!

Frågor som jag ställer mig:

1. Om ledarskapsutbildning är lösningen (receptet) på problemet, vad är då problemet (symptomet) som har med eftergymnasial utbildning att göra?
2. Vad är det i för lite/kort eftergymnasial utbildning som har föranlett kompetensbristen gällande att styra, leda och utveckla verksamheten och på vilket sätt säkerställs detta genom ledarskapsutbildning?

Jag måste erkänna att jag är bortdribblad vid det här laget. Jag får helt enkelt inte ihop det. Kan det vara så att Socialstyrelsen fokuserar på fel symtom istället för att fortsätta gräva för att skapa en bättre förståelse av vad det underliggande problemet kan vara?

Kan det vara så att det finns för få första linjens chefer inom äldreomsorgen vilket betyder att dagens chefer har alldeles för många direktrapporterande medarbetare under sig?

Det är inte ovanligt att första linjens chefer inom äldreomsorgen har mellan 50-100 direktrapporterande medarbetare. Utifrån dessa siffror så ter det sig helt naturligt för mig att chefer med så många medarbetare inte har utrymme att skapa den relation som är nödvändig för att leda, dvs. bedriva ett utvecklande och ömsesidigt ledarskap (medarbetarskap). Därför måste medarbetarna se till att självständigt leda sig själv. Och på den punkten har Socialstyrelsen rätt att det finns kompetensbrist vad det gäller ledarskap. Men nu är det ju inte medarbetarna som ska få ta del av ledarskapsutbildning och det ska ju inte tillsättas fler chefer för att krympa den relationella distansen mellan chef och medarbetare, utan de befintliga cheferna ska få utbildning för att bli bättre på att styra, utveckla verksamheten och hålla koll på budgeten och personalen. Jag lämnar det upp till dig att avgöra om syftet har med ledarskap att göra, om det kommer att höja deras status, eller om det handlar om chefskapets styra och kontrollera.

Separera på innehåll och metod och förstå skillnaden mellan metod och metod

Det är inte ovanligt att jag får synpunkter när jag föreläser om medarbetarskap, deltagande processer och samsyn mellan chefer och medarbetare:

• ”det låter bra i teorin men det funkar inte i praktiken”
• ”det funkar inte hos oss för även om jag vill leda mina medarbetare på det sätter så har min chef en annan typ av ledarskapsstil med krav på t.ex. snabba beslutsprocesser”
• ”det kanske funkar inledningsvis men så fort stress och ekonomiska krav ökar så återgår vi till det gamla”
• ”utveckling av medarbetarskap eller implementering av tillbudsrapporteringssystem spelar ingen roll, det kommer ändå inte att brukas så som det var tänkt” osv.

När det kommer exempel som handlar om annat är ledarskap och medarbetarskap, såsom en teknisk implementering, blir det ganska lätt att peka på behovet att separera på innehåll och metod. Det blir lättare att ta spotlighten av ledarskap och medarbetarskap som ”problemområde” som är svåra att utveckla och istället peka på den nödvändiga roll som metoden spelar. Utvecklings- och implementeringsarbete, oberoende om det handlar om psykologi eller teknik, har stora svårigheter att lyckas om sättet som det bedrivs (metod, process, design) är illa genomtänkt. Visst kan det vara så att ett visst innehåll kan vara mer komplext, mer dynamiskt, svårare att definiera och därav svårare att utveckla och implementera än annat innehåll. Mer överdriv inte detta och använd det inte som en ursäkt till varför en förändringsprocess misslyckades. Våga istället erkänna att alla typer av förändringar, utvecklingsarbeten och implementeringar kan lyckas och misslyckas mest till följd av val av metod. Alltså, separera inte på innehåll och innehåll utan på innehåll och metod.

Detta för mig till nästa punkt som handlar om att förstå skillnaden mellan metod och metod. Jag påstår inte att utveckla aktivt medarbetarskap med fokus på deltagande processer, öppen kommunikation, delat ledarskap, tydliga roller och uppgifter och delegerat ansvar och befogenheter är lätt. Det kan inte beskrivas från ledningen, eller från något annat håll, och sen förväntas gälla som den rådande normen – det är att avsluta arbetet efter utvecklingsfasen och blunda för implementeringsfasen inklusive förankring och uppföljning.

Det går inte heller att implementera något fullt ut i endast ett arbetslag eller på en hierarkisk nivå och tro att det ska fortleva om det samtidigt bryter mot de värderingar och normer som gäller i resten av organisationen. Det systemteoretiska perspektivet tydliggör att alla delar i och runt en organisation interagerar. Det betyder t.ex. att om en mellanchef vill ändra på sin ledarstil, så måste även medarbetarnas förväntningar och kraven från mellanchefens chef ändras i samma riktning. Annars ökar risken att mellanchefen återgår till ”det gamla” som en respons på krav och förväntningar (vilka tenderar att öka, ofta irrationellt, i anslutning till stress och ekonomiska krav). Det handlar om att skapa en röd tråd rakt genom hela organisationen från verksamhetens strategier till avdelningars och gruppers kommunikation, utbildning, beslutsprocesser och schemaläggning och individers operativa beteende för att nämna några begrepp.

Som om inte det skulle räcka finns det andra faktorer som måste hanteras, igen i enlighet med det systemteoretiska perspektivet. Som exempel tänker jag använda organisationen som går från individ- till teambaserad. Inte bara krävs det den självklara strukturella förändringen. Det krävs även att kommunikationskanaler, beslutsprocesser, ledningsstilar och management och framförallt att belöningsmodeller ändras för att stödja den nya strukturen. Att skapa en teambaserad organisation och fortsatt belöna individer (läs individuell lönesättning och/eller individbaserad provisionslön) är att likställa med att gå fram till ett barn som hoppar i soffan och säga ”sitt ner… men här får du en dumlekola”!

Den process och metod som jag förespråkar kräver givetvis längre planering och utvecklingstid än att låta experter sköta det utan större delaktighet från berörda chefer och medarbetare. Men samtidigt vill jag påstå att det förkortar de betydligt dyrare implementerings- och uppföljningsfaserna. Sen finns det såklart möjligheten att blunda för implementeringsfasen som jag nämnde tidigare. Billigt kan det framstå som initialt, ofta som slöseri med pengar i slutändan. Alltså, metod kan skilja sig helt från metod.

Så som du tränar, så tävlar du!

Att arbeta för ett aktivt medarbetarskap är att visa detta i handling varje dag. Visst finns det specifika inledande steg för företag och organisationer att ta när de väl satt det på sin agenda. Dessa inledande steg kan ofta handla om formella insatser där t.ex. konsulter kommer in och levererar föreläsningar, workshops, coaching och andra lärande interventioner. Dessa kan också med fördel följas upp med insatser där konsulten vid behov utbildar någon intern medarbetare (hr-utvecklare, hr-partner, processledare etc.), s.k. ”train the trainer”.

MEN, här har vi, enligt mig, nått en viktig punkt där vi måste stanna upp och fråga oss vilket är syftet med utbildningarna, utvecklingsinsatserna och interventionerna! Som jag ser det måste hela processen från denna punkt genomsyras av ett samarbete mellan kund och konsult. Det absolut viktigaste är att det blir klart för kunden vad som är målet och att konsulten bistår med hjälp så att båda parter har en gemensam förståelse om vad som ska göras för att nå målet. I ett inledande skede är det ofta svårt för kunden och konsulten att veta vad som ska göras och vad som ska komma ut ur samarbetet. Detta har inte att göra med bristande kunskaper och kompetenser utan det har mer att göra med kulturella skillnader dem emellan och skillnader i grundläggande antaganden. Dessa skillnader måste fokuseras i processen där kund och konsult tillsammans navigerar.

Vad jag då menar i titeln mellan träning och tävling är en liknelse från sportens värld. Där finns det inga otydligheter i titelns innebörd. Det är en självklarhet, en vedertagen sanning, att du kan omöjligt tävla på topp och du inte tränar på topp varje dag. ”Nöta” är ett ord som jag kommer att tänka på. Likheten till det aktiva medarbetarskapet (tävling) är att det utvecklas och bibehålls genom det dagliga (informella) beteendet varje dag (träning). Det kan inte kokas ner till medarbetarsamtal eller dokumentation som kan uppfattas fostrande av de anställda. Medarbetarskapet utvecklas, tolkas och omtolkas gemensamt av dem som ska agera ut det där målet måste vara att det ska UTÖVAS och inte DISKUTERAS. Denna mening må kännas onödig då den känns självklar. Men är den det när vi kommer till kritan? Krävs det inte omfattande förutsättningar, genomtänkt planering och träning? Och hur ska träningen utformas? Ska den vara på arbetsplatsen med dem som ingår i medarbetarskapet (on site) eller ska den vara off site där valda chefer och/eller medarbetare ska få chansen att utmana sig själva? Vad anser du?

Beteendets kraft framför tillsynes svaga ord

Flertalet företag och organisationer arbetar idag fram policys som ska vägleda medarbetare och chefer hur de ska förhålla sig till sina arbeten, varandra, kunder, ja, hur hela verksamheter ska ledas och bedrivas. Policys kan beröra allt från kommunikation, samverkan, arbetsklimat, ledarskap och medarbetarskap till kvalitet och säkerhet. Tanken bakom policys är att det ska skapa tydlighet och fungera som stöd när så behövs. Där finns egentligen inget negativt att kommentera kring policys som sådana. Det som går att reflektera kritiskt kring är på sättet som de framställs och sedan missbrukas eller missas att brukas.

Vad det gäller hur policys kommer till så upplever jag att ett vanligt fel är att policys skapas av expertgrupper och/eller ledningsgrupper utifrån ett top-down perspektiv. Det skapar brister i engagemanget, ägarkänslan och lojaliteten gentemot policyn bland de många medarbetare som ska efterfölja den. Medarbetarna kan helt enkelt inte känna igen sig i policyn trots att den berör just dem. Policyn läggs åt sidan, där finns ingen tydlighet i hur den ska införlivas och följas upp i organisationen, och därför faller den i glömska och kommer inte att brukas när den som mest behövs. Varför är det så att de personer som utvecklar något, t.ex. en policy, ofta är helt andra människor än de som ska implementera och efterfölja den? Varför är det så att inledande (relativt billiga) planering- och utvecklingsfaser ska snabbas på när det ökar risken för att förlänga den (relativt dyra) implementeringsfasen? Detta kan säkert förklaras på flera olika sätt, och kanske rent av förkastas!

Jag har dock ett exempel som jag vill ta upp. Exemplet förtäljer inte hur policyn är framtagen, vilket kan vara enligt alla konstens regler. Vad som dock är glasklart är att policyn inte efterföljs i beteende även om intentionen var av bästa sort.

En chef fick reda på att det hade uppstått slitningar mellan några av de medarbetare som chefen hade ledningsavsvar för. Chefen, som är en ambitiös sådan och vill framstå som en bra och handlingskraftig chef kallade in medarbetarna för privata samtal. Chefen fick på så vis in tillräckligt med information, enligt chefen själv, för att analysera situationen, diagnostisera problemet och delge sin lösning inför gruppen. Det hela togs emot förhållandevis väl där den ena sidan var nöjd och den andra var ganska nöjd. Men, problemet försvann inte i den utsträckningen så att chefen skulle bli nöjd. Frågan som uppstod var: varför? Ja… inte vet jag men det har skapat lite frågor:

– Analyserade chefen problemet själv utifrån sina antaganden eller var det ett gemensamt analysarbete?
– Testades diagnosen av alla involverade eller antogs den såsom att alla delar chefens antaganden?
– Var det någon som tog policyn till hjälp som nämner bl.a. följande begrepp: öppen kommunikation, lärande organisation, prestigelöshet, individuellt ansvarstagande, samarbete och bemötande?

Detta är ett exempel på hur ”gott” och normdrivet beteende (chefen tar på sig ansvaret att lösa andra vuxna människors problem och rädda deras ansikten) kan utan eftertanke slå lite snett. Chefens beteende har ett starkt signalvärde och allt i beteendet bara skrek ut: inget av det som nämns i policyn gäller när vi ställs inför en situation som behandlas av densamma, den brukas inte och vi väljer istället att lägga locket på så fort som möjligt på bekostnad av gruppens utveckling! … om nu policyns ord bara hade varit…

Vad tycker du om det jag har skrivit? Något speciellt som du håller med om, har en annan åsikt om eller är jag otydlig? Kommentera gärna så utvecklar vi det tillsammans!